- Склад документів особової справи працівника
- Формування особистих справ працівників
- Оформлення особової справи
Особиста справа включає документи, що відображають відомості про працівника і його трудової діяльності, або про студента і його навчанні у ВНЗ. Як правило, особиста справа формується протягом тривалого періоду часу (весь час роботи або навчання). Вони входять до складу документів з особового складу.
В даний час особисті справи на працівників в обов'язковому порядку відповідно до Указу Президента РФ від 30.05.2005 № 609 повинні бути заведені в державних (муніципальних) органах влади. Для інших сфер діяльності в нормативних документах немає згадки про обов'язок ведення особових справ. Фактично для більшості організацій це стає справою добровільною.
Проте практика показує, що формування і своєчасне комплектування особового справи на працівника приносить багато користі. Оскільки всі відомості про працівника сконцентровані і впорядковані в єдиному місці (сприяє кращому збереженню документів) і до них забезпечений оперативний доступ (сприяє швидшому пошуку інформації за запитом).
Склад документів особової справи працівника
- заява про прийом на роботу;
- трудову угоду (контракт), додаткові угоди;
- особовий листок з обліку кадрів та доповнення до нього;
- анкета ( автобіографія );
- документи про освіту (копії);
- документи про затвердження на посаді (копії або виписки), в тому числі це можуть бути виписки з протоколів засновників, акціонерів, вчених рад, документи конкурсних комісій, результати тестування;
- рекомендаційні листи або Характеристики ;
- посадові інструкції (регламенти);
- атестаційні листи, відгуки, подання;
- паспортні дані, свідоцтво про шлюб і т.д. (Копії);
- заяви та накази (копії або виписки) про переведення на іншу посаду, уявлення, довідки-ОБ'ЄКТИВКИ;
- документи про нагородження, накладення стягнень (копії);
- відомості про доходи, майно та довідки перевірки повноти та достовірності даних відомостей (для державної або муніципальної служби);
- незатребувані документи (свідоцтва, дипломи, трудові книжки і т.п.);
- заяви та накази (копії або виписки) про звільнення, переведення і т.д .;
- інші документи в разі потреби, зокрема для державної служби - докладніше подивіться Указ Президента РФ (посилання в 2-му абз.).
Формування особистих справ працівників
Керуються хронологічним принципом, тобто документи до особової справи працівника поміщаються в міру їх появи. Після звільнення працівника особиста справа вважається закінченим діловодством і готується до передачі в архів . При цьому справи держслужбовців передаються в архів після 10 років зберігання в кадровій службі (нормативною вимогою, оскільки при перекладі цивільного службовця в інший державний орган його особистий простір передається за новим місцем роботи), інших працівників - бажано не пізніше 3-х років після завершення їх діловодством.
Зважаючи на важливість документів, що становлять особиста справа, потрібно складати внутрішній опис за визначеною формою (див. зразок внутрішнього опису справи ), При цьому вона завжди нумерується окремо від інших документів справи. Потім в процесі підготовки до архівного зберігання завершеного особової справи кількість аркушів внутрішнього опису зазначається в лист-засвідчувач (Подивіться зразок).
На кожного співробітника формується самостійне особиста справа. Допускається потім в процесі підготовки до архівного зберігання групувати особисті справи в так звані наряди, тобто прошити їх у спільній справі (особливо при невеликій кількості утворюються особистих справ на рік). В цьому випадку у внутрішній опису документів справи повинна міститися інформацію з переліком включених в них особистих справ (ПІБ працівників і номери аркушів кожного справи, щоб полегшити його використання в подальшому).
Але все-таки потім не надто буде зручно використовувати таке «спільне» справу. Тому доцільніше прошивати справи як самостійні одиниці зберігання. Але на кожного цивільного службовця має бути заведено тільки окрему справу (це нормативна вимога).
Оформлення особової справи
В процесі оформлення наступна інформація повинна в обов'язковому порядку бути відображена на обкладинці особової справи (Зразок наводиться за посиланням):
- заголовком особової справи буде вказівка прізвища, імені та по батькові конкретного працівника в називному відмінку;
- в документах справи можуть бути варіанти написання прізвища, імені або по батькові працівника. У цьому випадку вони повинні бути зафіксовані в заголовку особової справи (зазвичай в дужках). наприклад:
Ахмерова Айслу Насімовна (Алла Миколаївна)
Сухоручко (Калініна) Віра Олегівна
- в разі формування в спільній справі в найменування заголовка додаються літери, з яких починаються прізвища працівників, чиї особисті справи включені в даний тому:
Особові справи співробітників, звільнених у 2013 році, «А» - «Н»
Те ж, «П» - «Я»
- відповідно до нормативних актів крайні дати слід проставляти такі ж як в наказах про надходження і звільнення з роботи, в деяких організаціях крайні дати визначають згідно з датами надходження і звільнення з роботи (останній варіант все-таки не зовсім правильний);
- в особовій справі можуть бути документи, що датуються більш ранньою датою, ніж дата наказу про прийом на роботу (тим не менш, це не береться до уваги при визначенні крайніх дат особової справи працівника);
- термін зберігання особистих справ працівників - 75 років ЕПК, керівників - взагалі постійно згідно зі ст. 656 Типового переліку - 2010 року (При оформленні справи для архівного зберігання номер статті не переноситься на обкладинку, вказують тільки термін зберігання особової справи), він не залежить від віку працівника і починає відраховуватися з моменту його звільнення;
- важливо зафіксувати кількість аркушів справи.
Отже, в статті перераховані основні включаються документи до складу особової справи, розглянуті найбільш важливі вимоги до формування, зберігання особової справи працівника і оформлення обкладинки. Про особливості систематизації особистих справ читайте в окремій статті - Опис справ з особового складу.
Євгенія Смуга
*** Якщо ви звикли робити покупки в Інтернеті (купуєте одяг, телефони, послуги, бронюєте готелі і ін.), То ви можете повернути частину своїх грошей, наприклад, з допомогою даного СЕРВІСУ . У мене це працює.
Дякую Вам за додавання цієї статті в:
Ще цікаве по темі:
До запису 306 коментарів
Залишити коментар