1. Організація контролю за виконанням документів
2. Система контролю виконання документів
3. Мета контролю виконання документа
4. Види контролю виконання документів
5. Автоматизований контроль виконання документів

Контроль виконання документів - один з найважливіших етапів роботи будь-якої організації. З даного матеріалу ви зможете детально дізнатися про його різновидах і всіх тонкощах організації.

Зі статті ви дізнаєтесь:

• як якісно організувати контроль виконання документів;
• з чого складається система контролю виконання;
• мети контролю виконання документів в компанії;
• які існують види контролю;
• переваги автоматизованого контролю виконання документів.

Контроль виконання документів потрібен для забезпечення своєчасного та якісного виконання доручень, наявних в документах організації. Також за допомогою правильної організації кожен керівник може проаналізувати діяльність підрозділів і виконавців, що також важливо для оцінки ефективності роботи.

Організація контролю за виконанням документів

В організації контролю документів в 2016 році можна виділити кілька головних завдань:

• відстеження ходу виконання на кожному етапі і фіксація інформації про фактичне виконання документів і розпоряджень керівника;
• узагальнення та облік даних про хід виконання його підсумки, доведення цих відомостей до керівництва організації;
• внесення змін щодо вдосконалення організації роботи з діловими паперами і підвищення старанності співробітників.

Контроль виконання документів

Для якісної організації контролю виконання слід скласти чітку послідовність дій. Для початку необхідно поставити на контроль документи, що вимагають виконання. Далі необхідно упевнитися в обізнаності виконавців про отримання доручень. На цьому етапі дуже важливо своєчасне доведення відомостей, інакше затримки можуть виникнути вже на цьому етапі. За фактом виконання документ знімається з контролю і направляється в справу. Остаточним етапом стає аналіз результатів, збір статистики та інформування керівництва. Саме така послідовність дозволить організувати чіткий контроль за виконанням документів 2016 року.

Система контролю виконання документів

Контроль виконання, як правило, являє собою цілу систему, що функціонує на різних етапах. Вона являє собою:

• контроль своєчасного виконання доручень і документів;
• контроль відповідності форми створених документів їх змісту;
• контроль відповідності застосовуваних уніфікованих форм і бланків чинним нормативам і зразкам;
• контроль відповідності рівня і форми посвідчення кожного документа, відповідності підписів їх розшифровок;
• контроль відповідності всіх примірників на ідентичність;
• аналіз істоти і повноти виконання доручень, завдань, відповідей на запити.

Така система на практиці виражається в тому, що різні рівні контролю здійснюються в організації різними посадовими особами. Якщо контроль своєчасності виконання і відповідності примірників, підписів і т.д. здійснюється співробітниками служби ДОУ, то контроль правильності використання форм, бланків, структури тексту найуспішніше виходить у працівників, що стежать за оформленням проектів документів.

Контроль змісту ділових паперів входить в обов'язкові посадові обов'язки не тільки керівників усіх рангів, але і, при великому документообіг, спеціального підрозділу в компанії.

Мета контролю виконання документа

Дієвий контроль виконання повинен, перш за все, здійснювати своєчасне і якісне виконання доручень, отримання аналітичної інформації, які допоможуть в оцінці роботи співробітників, підрозділів і всієї компанії.

Головна мета контролю виконання документа - це виявлення проблем, що виникають в процесі виконання, і їх рішення. Грамотний підхід до вирішення мети контролю дозволить значно поліпшити ефективність у всій структурі організації.

Діловодство за зверненнями громадян: реєстрація, контроль і зберігання

Також контроль виконання дозволить визначити час, який потрібен для виконання того чи іншого доручення. Надалі це дозволить планувати аналогічні проекти і доручення, знаючи заздалегідь приблизні терміни їх виконання.

Види контролю виконання документів

Існують різні види контролю виконання документів в 2016 році. Його можна здійснювати за допомогою електронних журналів (наприклад, MS Excel) або реєстраційно-контрольних карток, що входять в картотеку. У будь-яку реєстраційну форму вводяться необхідні відомості про документ (автор, назва структурного, дата і реєстраційний номер (індекс), заголовок до тексту, резолюція, терміни виконання, відмітка про виконання і номер справи, в якій буде зберігатися документ).

У службі ДОП повинна бути сформована загальна контрольно-довідкова картотека, в підрозділі - контрольно-довідкова картотека підрозділу.

Виконані документи знімаються з контролю. На копії документа проставляється відмітка про виконання документа і направлення в справу, що включає короткі відомості про виконання або посилання на документ-відповідь (дата і номер), позначку "До справи", номер справи, в якій буде зберігатися документ, дату і підпис виконавця або керівника структурного підрозділу, в якому виконаний документ.

В реєстраційно-контрольну форму також вносяться відомості про виконання, ставиться підпис особи, що підтверджує виконання (відповідальний виконавець), і дата. Копія виконаного документа поміщається в справу відповідно до відміткою про виконання.

Як організувати діловодство на базі системи електронного документообігу?

Для збору даних про контроль виконання документів використовуються різні форми зведень (довідок, звітів), в яких вказується загальна кількість доручень і наказів, які перебувають на виконанні, кількість виконаних в строк, кількість невиконаних або виконаних з перевищенням терміну, причини затримок виконання.

Автоматизований контроль виконання документів

Перехід на СЕД значно спрощує процедуру контролю в організації та суттєво скорочує час для підготовки звітів по виконавській дисципліні в організаціях з великим документообігом. Автоматизований контроль виконання документів 2016 року подає керівнику можливість стежити за ходом виконання доручень і наказів в режимі реального часу. Також в електронних системах можна в будь-який час переглянути терміни виконання, не витративши при цьому багато часу на пошуки. Крім того, система автоматично нагадує виконавцям про наближенні або порушення термінів. Слід зауважити, що використання СЕД для автоматизації проектів дозволяє оптимізувати як тимчасові, так і людські витрати. Таким чином, далекоглядний керівник, вклавши кошти в автоматизований контроль виконання документів, робить вигідне вкладення, яке дуже швидко почне давати свої результати.