, № 04 квітень 2011
Підписка на журнал «Кадрове справа»

Що таке друк відділу кадрів і для чого вона потрібна? Чим відрізняються один від одного гербова печатка, печатка роботодавця і друк відділу кадрів? Які документи можна завіряти печаткою відділу кадрів?

Чи може у відділу кадрів бути окрема печатка? - Да може.

Гербова печатка і печатка роботодавця - одне й те саме? - Ні.

Чи може друк відділу кадрів бути рівносильна друку роботодавця? - Так, в певних випадках.

Що таке друк відділу кадрів і для чого вона потрібна?

Положення про вимоги застосування того чи іншого виду друку містяться в федеральних законах та інших нормативних правових актах.

Чинним законодавством встановлюються певні вимоги і до печаток організацій. Кількість печаток, яке може мати в своєму арсеналі та чи інша організація, законодавчо не встановлено. За своїм призначенням друку організації діляться на основну і допоміжні. Для оптимізації робочого процесу можуть застосовуватися друку структурних підрозділів, в тому числі і відділу кадрів.

Друк відділу кадрів, як і будь-яка інша печатка організації, служить для засвідчення підпису посадової особи на документі (зразок на стор. 56) *.

www.kdelo.ru
Статті в тему: «Як вести кадрову роботу у філії» (№ 7, 2009)
«Відбиток печатки: на яких документах ставити?» (№ 7, 2005)

Таким чином, друк відділу кадрів - це одна з допоміжних печаток організації, яка служить для засвідчення підпису посадової особи кадрової служби і використовується на документах, які працівник кадрової служби має право завіряти своїм підписом і які відповідно до чинного законодавства повинні мати відбиток печатки.

застосування печаток

вид друку

підстава

Застосування гербових печаток Федеральний конституційний закон від 25 грудня 2000 № 2-ФКЗ «Про Державний герб Російської Федерації» і постанова Уряду РФ від 27 грудня 1995 № 1268 «Про впорядкування виготовлення, використання, зберігання та знищення печаток і бланків з відтворенням державного герба Російської Федерації »Застосування звичайних печаток Федеральний закон від 26 грудня 1995 № 208-ФЗ« Про акціонерні товариства »(ч. 7 ст. 2), Федеральний закон від 8 лютого 1998 № 14-ФЗ« Про товариства з обмеженою відповідальністю »(Ч. 5 ст. 2), Федеральний закон від 12 січня 1996 № 7-ФЗ« Про некомерційні організації »(п. 4 ст. 3) і ін.

Чим відрізняються один від одного гербова печатка, печатка роботодавця і друк відділу кадрів?

Перш за все, хотілося звернути увагу читачів на те, що розміщувати герб Росії на своїх печатках дозволено тільки федеральним органам державної влади та іншим державним органам, наділеним окремими державно-владними повноваженнями. Друку, мають в своєму складі герб Росії, називаються гербовими.

Організації ж, що не належать до перерахованих вище (а саме товариства з обмеженою відповідальністю, акціонерні товариства і некомерційні організації), мають право мати зареєстровану в установленому порядку емблему. Їх друку не можуть називатися гербовими. Такі організації можуть мати як одну, так і декілька печаток. Відрізнятися один від одного вони можуть лише додатковим написом (наприклад «Відділ кадрів», «Відділ постачання» і т. Д.).

Тепер давайте розберемося, що означає термін «Роботодавець». Трудове законодавство визначає роботодавця, як фізична особа або юридична особа (Організація), що набрало чинності в трудові відносини з працівником (ст. 20 ТК РФ).

Таким чином, коли ми говоримо про друк роботодавця, ми маємо на увазі друк (друку) або організації, або фізичної особи, зареєстрованої як індивідуального підприємця.

Якщо роботодавцем є організація і в її структурі є відділ кадрів , То печатка відділу кадрів має право на існування.

Така друк буде рівносильна основної печатки організації при засвідченні тільки кадрових документів в разі дотримання ряду обов'язкових умов (див. схему вище).

Документи в тему

документ

Допоможе вам

Федеральний конституційний закон від 25 грудня 2000 № 2-ФКЗ «Про Державний герб Російської Федерації» Дізнатися, в якому випадку на друк може бути поміщений Державний герб РФ Федеральний закон від 26 грудня 1995 № 208-ФЗ «Про акціонерні товариства» дізнатися про право акціонерних товариств мати свою печатку Федеральний закон від 8 лютого 1998 № 14-ФЗ «про товариства з обмеженою відповідальністю» Уточнити, які особливості мають печатки товариств з обмеженою відповідальністю Федеральний закон від 12 січня 1996 № 7-ФЗ « Про некомерційні орг нізації »Дізнатися про печатки некомерційних організацій Постанова Уряду РФ від 27 грудня 1995 № 1268« Про впорядкування виготовлення, використання, зберігання та знищення печаток і бланків з відтворенням Державного герба Російської Федерації »Розібратися в особливостях використання печаток з Державним гербом РФ

Які документи можна завіряти печаткою відділу кадрів?

До документів, які можна завіряти печаткою відділу кадрів, відносяться:

• трудові книжки і вкладиші до них **;
• копії документів, пов'язаних з трудовою діяльністю працівників ***;
• довідки з місця роботи;
• заяви на закордонний паспорт.

Особливу увагу хотілося б приділити питанню використання відбитка печатки кадрової служби для засвідчення підпису посадової особи, наділеного правом ведення трудових книжок.

Як відомо, в березні 2008 року Урядом Росії **** були внесені деякі зміни в Правила ведення і зберігання трудових книжок, виготовлення бланків трудової книжки й забезпечення ними роботодавців *****. Зміни, зокрема, торкнулися пункту 35 Правил, в якому словосполучення «печатка організації (кадрової служби)» було замінено на словосполучення «печатка роботодавця».

Дана поправка була прийнята в зв'язку з внесеними до Трудового кодексу змінами, відповідно до яких після 6 жовтня 2006 року трудові книжки на працівників зобов'язані вести не тільки роботодавці - організації, але і роботодавці - індивідуальні підприємці. Саме ця заміна слів викликала в рядах кадровиків суперечки про можливість або неможливість завіряти печаткою кадрової служби блок записів у трудових книжках при звільненні працівників.

Порада
Пам'ятайте, що печаткою завіряється не саме документ, а підпис уповноваженої особи.

Але оскільки роботодавець - юридична особа (організація) має право мати в користуванні кілька печаток і всі вони є печатками однієї організації (на всіх вказано повне найменування юридичної особи, що дозволяє визначити їх приналежність), то логічно припустити, що печатка відділу кадрів також має право називатися печаткою роботодавця.

виправляємо помилку

Помилка

Багато працівників кадрових служб запевняють запис про звільнення працівника печаткою відділу кадрів.

Як правильно

У пункті 35 Правил зазначено, що при звільненні працівника всі записи, внесені в його трудову книжку, завіряються печаткою роботодавця.

Що буде якщо…

Якщо при перевірці це буде виявлено уповноваженим органом, роботодавець може бути притягнутий до адміністративної відповідальності за порушення вимог трудового законодавства (ст. 5.27 КоАП РФ). Щоб уникнути негативних наслідків, роботодавцю слід поставити в трудовій книжці основну печатку організації, що не закреслюючи раніше поставлену друк відділу кадрів.

В іншому випадку, чия ж вона?

приклад

В організації є структурний підрозділ «Відділ кадрів», керівник якого наділений повноваженнями посвідчувати записи в трудовій книжці працівника при його звільненні. Ці повноваження закріплені в його посадовій інструкції, а обов'язок щодо ведення трудових книжок покладено на нього наказом генерального директора. Начальник кадрової служби організації вносить запис про звільнення в трудову книжку працівника. Залишається запевнити свій підпис печаткою. Постає питання, який саме печаткою: основною печаткою організації або печаткою відділу кадрів? Доступу до основної печатки немає з об'єктивних причин. Що слід зробити начальнику відділу кадрів - затримати видачу трудової книжки працівникові до тих пір, поки не вдасться поставити основну печатку організації, або поставити печатку відділу кадрів і своєчасно видати трудову книжку працівникові, що звільняється співробітнику? Багато кадровики віддають перевагу другому варіанту, оскільки занадто формальний підхід може істотно ускладнити для роботодавця виконання своїх обов'язків при звільненні працівників.

Запам'ятайте головне

Відзначають експерти, які взяли участь в підготовці матеріалу:

Ольга Абашнікова,
провідний фахівець з кадрового адміністрування БДО «Юнікон Бізнес Сервіс» (Москва):

- Завіряти записи в трудовій книжці при звільненні працівника бажано основною печаткою роботодавця - юридичної особи, щоб уникнути розбіжностей з перевіряючими інстанціями. При неможливості своєчасного доступу до основної печатки можливо завірення записів печаткою відділу кадрів з метою уникнення порушень трудового законодавства.

Юлія Сафіна,
юрист групи компаній «Юрконсул» (Москва):

- Друк відділу кадрів організації має право на існування при наявності відділу кадрів як структурного підрозділу. Пунктами 2.2 та 2.3 Інструкції щодо заповнення трудових книжок допускається проставлення печатки кадрової служби в трудових книжках (на титульному аркуші, внутрішній стороні обкладинки). Крім того, печаткою кадрової служби можна завіряти копії кадрових документів, які видаються на прохання працівника.

Катерина Добрикова,
юрист, експерт журналу «Кадрове справа»:

- Керівник організації має право підписувати кадрові документи, запевняючи свій підпис основною печаткою, а не печаткою відділу кадрів. У той час як працівник кадрової служби має право завіряти свій підпис на таких документах печаткою відділу кадрів.

Галія Измалкова,
начальник відділу кадрів ТОВ «Рісар» (г. Казань):

- Далеко не всі кадрові документи потребують друку. Але, на жаль, чинне законодавство чітко не визначає, на яких паперах необхідно ставити печатку і, якщо так, яку саме друк. Тому в більшості випадків керівництво самостійно вирішує, коли і які друку використовувати. А потім закріплює обраний порядок в положенні про кадрову службу.

* Пункт 3.25 ГОСТ Р 6.30-2003.

** При оформленні титульного аркуша трудової книжки або вкладиша до неї використання печатки кадрової служби організації дозволяється Інструкцією щодо заповнення трудових книжок, затвердженої постановою Мінпраці Росії від 10 жовтня 2003 № 69 (п. 2.2).

*** Порядок засвідчення копій в діловодстві встановлено ГОСТ Р 6.30-2003.

**** Постанова Уряду РФ від 1 березня 2008 року № 132 «Про внесення змін до Постанови Уряду Російської Федерації від 16 квітня 2003 № 225».

***** Затверджено постановою Уряду РФ від 16 квітня 2003 № 225.