1. Передумови створення ефективної системи мотивації в компанії
2. Наші послуги з побудови системи мотивації
3. Розробка системи винагороди
4. Розробка системи показників
5. Розробка системи оцінки персоналу
6. Розробка нормативних документів
7. організація впровадження
8. Вартість і терміни

Компанія ТБС Консалтинг допомагає Замовникам розробити і впровадити працюючу систему мотивації персоналу, яка дозволить не тільки ефективно використовувати Фонд оплати праці, а й отримати пряму вигоду для бізнесу ...

Передумови створення ефективної системи мотивації в компанії

• Розвиток компанії вимагає змін в системі управління
• Перед компанією поставлено чіткі цілі і завдання, але немає розуміння який внесок в реалізацію цілей і завдань повинен внести кожен керівник / менеджер / співробітник
• Винагорода співробітників не завжди пов'язано з результатом діяльності компанії (завдання оптимізації ФОП)

Результати впровадження ефективної системи мотивації

• 1 - 5% - скорочення витрат на ФОП за рахунок «оплати» за результатами
• 1 - 3% - зменшення рівня шлюбу за рахунок організації контролю над рівнем шлюбу на кожному переділі і мотивації на зниження шлюбу
• 5 - 10% - збільшення обсягу продажів за рахунок організації контролю над персональними показниками з продажу та мотивації на додаткові обсяги
• 3 - 5% - зниження витрат за рахунок організації контролю над бюджетними показниками і мотивації на оптимізацію витрат
• 10 - 15% - оптимізація залишків на складах за рахунок організації контролю над термінами закупівлі і доставки сировини і матеріалів і мотивації на зниження страхових запасів
• 2 - 5% - зниження собівартості готової продукції за рахунок зниження витрат на кожному переділі і підвищення якості готової продукції
• Підвищення якості обслуговування клієнтів за рахунок дотримання термінів виконання замовлень і відвантаження, підвищення якості продукції, що випускається

Додатковим якісним ефектом для системи управління в цілому є можливість делегування функцій на підлеглий рівень зі збереженням повного контролю над виконанням кожної функції.

Наші послуги з побудови системи мотивації

Система мотивації базується на системі управління за цілями і включає в себе наступні основні складові:

1. Система винагороди

2. Система показників

3. Система оцінки

В рамках надання послуг з «Розробці / впровадження системи мотивації» здійснюється:

• аналіз:
  • Цілей і завдань, що стоять перед компанією
  • Існуючої системи оплати праці
  • Організаційної структури компанії
• Розробка:
  • Концепції системи мотивації
  • системи винагороди
  • системи показників
  • системи оцінки
  • Документів, що формалізують систему мотивації:
    • Положення про оплату праці;
    • Положення про пільги і гарантії;
    • Положення про преміювання;
    • Регламент регулярної оцінки співробітників
    • Процедури планування та оцінки фактичного виконання показників
    • відповідності займаній посаді
    • Процедура оцінки результативності співробітників
• Навчання керівників / менеджерів компанії
• Впровадження системи мотивації:
  • Дослідна експлуатація системи мотивації
  • Аналіз результатів дослідної експлуатації
  • Доопрацювання системи мотивації за результатами дослідної експлуатації відповідно до даних аналізу
  • Введення системи мотивації в промислове використання

Розроблення та впровадження системи мотивації передують:

• Аналіз організаційної структури та існуючої системи винагороди, який виконується з урахуванням сформованих цілей і завдань компанії
• Розробка Концепції системи мотивації, в якій визначаються цілі та завдання системи мотивації, вимоги, які пред'являє бізнес до Системи мотивації, основні принципи створення кожної зі складових Системи мотивації - Системи винагороди, Системи показників і Системи оцінки. Концепція також містить план і бюджет проекту зі створення ефективної системи мотивації в компанії. Надалі Концепція буде індикатором відповідності планів і результатів проекту.

Далі йдуть основні етапи проекту:

• Розробка всіх складових Системи мотивації
• навчання користувачів
• Впровадження Системи мотивації.

Розробка системи винагороди

Система винагороди базується на оцінці посад Компанії. Основне завдання оцінки посад - визначити «цінність» посади для діяльності компанії.

Для оцінки посад формується список і факторів оцінки посад і значимість кожного фактора для даного бізнесу. Далі, кожна посада оцінюється в рамках списку затверджених факторів. В результаті виходить Таблиця грейдов (рангів).

Крім того, визначається ставлення кожної посади до процесу основної діяльності Компанії (виробництва).

Для кожної групи визначається співвідношення постійного і змінного винагороди, а в рамках групи, для кожної грейда визначається мінімальна і максимальна частина постійного винагороди. Розрахунки проводяться за заданими алгоритмами, за основу для розрахунків приймається існуюче штатний розклад.

Особливості: Розрахунки покажуть, яка частина співробітників в існуючій системі винагороди була переоцінена / недооцінена з точки зору статусу і рівня заробітної плати. Такі помилки рекомендовано виправити до впровадження Системи мотивації.

результат:

• Сформовано новий Штатний розклад
• Узгоджені Правила оцінки компетенцій для кожної посади, проведення випробувального терміну, введення в Штатний розклад нових посад, виключення невикористаних посад
• Затверджено співвідношення змінної і постійної частини винагороди для кожної групи посад
• Визначено джерела фінансування змінної винагороди

Примітка. Систему мотивації можна створювати покроково, для окремих напрямків діяльності, підприємств групи та ін., Проте Концепцію Системи мотивації рекомендується створити для всієї компанії, щоб забезпечити в подальшому масштабованість Системи мотивації і дотримання єдиних принципів для підрозділів різних напрямків діяльності

Розробка системи показників

Для розробки показників, за основу приймаються мети і завдання компанії на стратегічному та середньостроковому рівні. Показники поділяються на групи: фінансові, процесні, проектні або показники розвитку, ринкові.

З урахуванням цілей і завдань, що стоять перед компанією, визначаються завдання для кожної посади і, з урахуванням цього, розробляються показники для кожної посади в розрізі певних раніше груп показників. Таким чином, в результаті цільові показники будуть декомпозіровани до рівня посад.

За кожним показником закріплюється Відповідальний контролер. Основне завдання контролера - планування показників та вимірювання фактичного їх виконання.

Далі, для кожної посади створюються Карти оцінки діяльності, які включають в себе не тільки показники діяльності посади, а й групові показники діяльності компанії (мотивація на загальний результат) і показники лояльності компанії.

З урахуванням середньострокових цілей і оперативних завдань, для кожного показника встановлюється «вага» і визначається алгоритм залежності фактичного значення показника і винагороди.

Рис.1 Порядок розробки Системи показників

Відповідальність за формування Карт оцінки діяльності несуть керівники і менеджери відповідно до ієрархією організаційної структури.

результат:

• Погоджений список показників діяльності компанії
• Карти оцінки діяльності для кожної посади.

Розробка системи оцінки персоналу

Система оцінки, як правило включає в себе:

• Щомісячну (щоквартальну) оцінку результативності кожного співробітника
• Комплексну (річну) оцінку
• Завдання щомісячної (щоквартальної) оцінки:

• підвести підсумки звітного періоду в частині виконання запланованих на цей період показників
• визначити обсяг змінної винагороди

Даний вид оцінки проводиться регулярно (кожен звітний період) відповідно до визначеного для даної процедури регламентом.

Завдання комплексної оцінки ширше, а проводиться вона щорічно. Комплексна оцінка визначає відповідність співробітника займаної посади і результативність співробітника за минулий рік.

Основні рішення комплексної оцінки:

• Зміна окладу (збільшення / зменшення постійної частини винагороди)
• Формування плану розвитку співробітника на наступний рік (план навчання, підтвердження компетенцій та ін.)
• Включення співробітника в програму кадрового резерву
• Виплата річної або одноразової премії

Всі процедури будь-якого виду оцінки повинні бути строго регламентовані.

результат:

• Формати і регламенти проведення оцінки діяльності співробітників

Розробка нормативних документів

На даному етапі, з урахуванням Концепції і регламентів розробляються документи, які є результатом даного етапу:

• Положення про оплату праці
• Положення про преміювання
• Положення про пільги і гарантії,

а також шаблони наказів і розпоряджень про підготовку та проведення дослідної експлуатації Системи мотивації, навчанні та переказ Системи мотивації в промислове використання.

Всі документи проходять узгодження з юристами на предмет відповідності Трудовому законодавству РФ.

організація впровадження

Впровадження Системи мотивації проводиться в два етапи:

1. Оцінка результатів розробки на реальних даних, в рамках якої проектна команда від Виконавця і Замовника перевіряє гнучкість Системи мотивації, чутливість показників тощо. На зміни результатів діяльності компанії за попередній звітний період, а також вплив можливих організаційних змін.

2. Дослідна експлуатація Системи мотивації проводиться протягом одного (поточного) звітного періоду. Для проведення дослідної експлуатації Системи мотивації створюються умови, максимально наближені до реальних і залучаються всі учасники Системи мотивації. До початку звітного періоду дослідної експлуатації:

• керівництво компанії визначає завдання на звітний період
• відповідальні контролери формують значення планованих показників
• менеджери і керівники середньої ланки на підставі планових показників заповнюють Карти оцінки діяльності і дають завдання на звітний період своїм підлеглим
• співробітники приймають до відома показники (також, можуть попередньо розрахувати розмір своєї винагороди для різних сценаріїв виконання показників)

Перед початком дослідної експлуатації виконавець проводить Навчання користувачів:

• Відповідальні контролери проходять навчання на предмет порядку формування планових і оцінки фактичних показників
• Керівники і менеджери отримують знання і навички для формування Карт оцінки діяльності, управління значимістю показників своїх підлеглих, роз'яснення алгоритмів розрахунків і складання реєстрів преміальних виплат
• Загальне навчання для співробітників необхідно з метою формування коректного розуміння вимог, що пред'являються до співробітника в рамках впровадження Системи мотивації і роз'яснення впливу результатів діяльності компанії і особистих досягнень на розмір винагороди

Після закінчення звітного періоду дослідної експлуатації:

• Відповідальні контролери вимірюють фактичні значення показників
• Керівники і менеджери формують:
  • фактичне виконання завдань в картах оцінки діяльності
  • реєстри преміальних виплат для затвердження
  • фінансисти (бухгалтери) перевіряють розрахунки
  • Генеральний директор стверджує реєстри виплат до нарахування та подальшої виплати

Результати дослідної експлуатації:

• Визначено рівень виконання показників
• Проведено аналіз змін ФОП (% збільшення / зменшення, показники, що впливають на зміни та ін.)
• Працівниками Державтоінспекції зафіксовано відповідність (невідповідність) результатів дослідної експлуатації запланованим Концепцією
• Перевірено відповідність реальних функцій і процедур системи, описаним документами, що регламентують Систему мотивації
• Сформовано Реєстр помилок і зауважень до розробок
• Прийнято рішення по кожному пункту Реєстру про внесення змін і доробок у Систему мотивації
• Визначено терміни і відповідальність за реалізацію доробок.

Після виконання всіх доопрацювань, Система мотивації готова до промислового використання.

Вартість і терміни

Кожна організація є унікальною, а система мотивації персоналу є однією з найбільш чутливих областей для бізнесу. Тому в кожному випадку ми рекомендуємо отримати такі оцінки в ході попередніх обговорень з нашими консультантами. Ці обговорення безкоштовні для Замовника, ми будемо раді Вам допомогти.

Відповіді на найбільш важливі питання щодо впровадження системи мотивації читайте в інтерв'ю Ірини Воробйової тут .