- Обов'язковість ведення журналу реєстрації трудових договорів на підприємстві
- призначення часопису
- Журналу реєстрації трудових договорів: зразок і порядок заповнення
- Так як же саме прийнято заповнювати журнал?
- Пояснення до заповнення журналу
- Журнал реєстрації трудових договорів в електронному вигляді
- Переваги електронної форми
- Помилки при веденні паперового журналу
Як ми знаємо, при прийомі співробітника на роботу між фірмою і найманим людиною укладається трудовий договір. При необхідності вносити будь-які зміни полягає також додаткову угоду. Трудовий договір є обов'язковою і дуже важливою формою співпраці сторін. Для упорядкування та обліку співробітників фірма потребує журналі, де реєструються і впорядковуються документи, пов'язані з усіма діями фірми в сфері взаємодії з ратниками.
Даний журнал називається журналом для реєстрації трудових договорів. З'ясуємо ж, для чого він потрібен і як з ним працювати.
Обов'язковість ведення журналу реєстрації трудових договорів на підприємстві
Для багатьох кадровиків і менеджерів питання з приводу використання журналу залишається відкритим. З одного боку, відповідальність за його відсутність не передбачена. З іншого боку, упорядкування документації все-таки необхідно.
Якщо звернутися до керівників великих і успішних організацій, то з'ясується, що їх кадровики і менеджери такий журнал ведуть. Тому повіримо тим, хто бачить запорука успіху в єдиній структурі і організованості.
Дізнатися, як правильно вести на підприємстві журнал реєстрації вхідних документів і завантажити його зразок, ви можете тут.
призначення часопису
Журнал реєстрації трудових договорів і додаткових угод потрібен, неважко здогадатися, для того, щоб вести облік даних про всі трудові договори підприємства / організації і додаткових угодах до них.
У журнал вноситься інформація про самому документі, про дату його укладення, факт відправлення та отримання. З цим журналом підприємство буде позбавлено від плутанини у документах, втрати договорів і знищення їх копій.
Журналу реєстрації трудових договорів: зразок і порядок заповнення
Титульний аркуш журналу реєстрації трудових договорів.
Реєстраційною формою журналу може служити звичайна зошит з розлініяний графами. Тому для заповнення підійде покупна зошит з усіма необхідними графами (продаються зошити часто вже бувають розлініяний потрібним чином), в які залишиться лише внести потрібні відомості.
Журнал заповнюється відповідно до стандартних правил діловодства. Але якщо необхідно внести коректування, то можна спокійно вносити стовпці і прибирати їх.
Так як же саме прийнято заповнювати журнал?
На тітульніке журналу вказуються:
- повне найменування підприємства / організації або ІП;
- назва журналу;
- дата початку звіту;
- дата закінчення звіту.
Далі пронумеровують все сторінки журналу реєстрації трудових договорів і додаткових угод (і заповнюються і незаповнені).
На першій сторінці не прийнято щось писати. На ній можна вказати основні правила заповнення та ведення журналу.
На другій сторінці викладається інформація про відповідальних за даний журнал особах. Зазвичай це стає таблицею, тому що відповідальна особа може змінитися.
В таблиці вкажіть:
- порядковий номер;
- часовий проміжок;
- ПІБ відповідальної особи; його посаду;
- підставу, для доручення веління журналу;
- підпис особи.
Після починаємо вже безпосередньо заповнення журналу (таблиці з зазвичай 11 стовпців)
Журнал реєстрації трудових договорів - зразок бланка для заповнення:
Бланк журналу реєстрації трудових договорів.
Інший варіант заповнення журналу:
Заповнений зразок журналу реєстрації трудових договорів і додаткових угод.
стовпець 1
Вказується реєстраційний номер договору / угоди (не плутати з номерок трудового договору).
стовпець 2
Дата, коли договір був укладений.
стовпець 3
Безпосередньо номер трудового договору / угоди.
стовпець 4
Прізвище працівника і його ініціали.
стовпець 5
Професія працівника / посаду.
стовпець 6
Структурний підрозділ, в яких здійснює свою діяльність працівник.
Стовпець 7 і 8
Вони об'єднані в одну графу і називаються терміном дії. У графі вказують дату укладення договору і дату його розірвання.
Іноді з цією графою виникають труднощі, тому що договір може продовжуватися автоматично, або ж співробітника можуть перевести на постійну роботу.
Що таке журнал реєстрації наказів по основній діяльності і як його правильно заповнити - читайте в цій статті.
стовпець 9
Характер роботи (ця робота для співробітника є роботою за сумісництвом / основною роботою).
стовпець 10
Тут потрібно вказувати додаткові угоди, закінчені зі співробітником.
стовпець 11
Примітки і доповнення.
Пояснення до заповнення журналу
З'ясуємо деякі моменти в заповненні:
- Так стовпець 3 для зручності можна розбити на 2 підграфи (одну договорів, другу для угод).
- При реєстрації угод виписуйте тільки номер угоди, а основні відомості вказуйте в стовпці 10.
- Номер угоди до певного договором вписують в стовпець 3 або 11. Тоді відшукати всі додаткові угоди до одного договору буде набагато простіше.
- На останній сторінці вказуйте, що журнал закритий, опечатаний і зданий в архів. Також обов'язково вказуйте дату.
- Напишіть кількість заповнених сторінок і інформацію про договори (номера з шпальти 1). Після вкажіть посаду і прізвище відповідальної особи, а також підстава (наказ / рішення / розпорядження з датою і номером).
Журнал реєстрації трудових договорів - зразок скачати безкоштовно ви можете по цьому посиланню.
Якщо договорів і угод багато, то можна починати нумерацію з початку кожного року. Якщо ж їх трохи, то можна продовжувати колишню нумерацію.
Журнал реєстрації трудових договорів і додаткових угод необхідно прошити, а при здачі в архів опломбувати. Відповідно до вимог ФАС журнал зберігається 75 років (передбачено перерви типових документів управління).
Дізнатися, як правильно заповнювати журнал реєстрації вихідних документів і завантажити його зразок, ви можете тут.
Журнал реєстрації трудових договорів в електронному вигляді
У разі, якщо звична багатьом паперова форма журналу здається незручною і застарілою, є можливість ведення журналу в електронному форматі. У разі чого його завжди можна роздрукувати.
Електронну версію журналу найзручніше вести в MS Excel.
Переваги електронної форми
- можливість швидкого пошуку в документі;
- оптимізація роботи;
- фіксований контроль за вірним оформленням;
- найкраща конфіденційність журналу;
- простіший формат виправлення помилок;
- менше витрат па ведення;
- простота видачі виписок та довідок.
Заповнений зразок журналу реєстрації трудових договорів.
Помилки при веденні паперового журналу
При виявленні суттєвої помилки в уже частково заповненому журналі його необхідно достроково закрити. Для цього на останній сторінці роблять запис про дострокове закриття журналу через помилки. Після заводиться новий документ.
Потім можна завести новий документ з супутнім розпорядженням про це. Зміни в журналі можуть бути різними: від перекладу на іншу роботу і відсторонення до зміни роботодавця або умов роботи.
У початковий трудовий договір не прийнято вносити докладні зміни, тому що вони будуть міститися в угоді. Кількість угод до може бути обмежена. На великих підприємствах навіть є практика реєстрація події виключно для додаткових угод. Правила його заповнення ідентична тій, про яку говорилося вище.
Чи обов'язково проводити на підприємстві інструктаж з пожежної безпеки та як правильно заповнити відповідний журнал про інструктаж - читайте в нашій нової публікації.
Сподіваємося, стаття послужить орієнтиром і допоможе правильно вести журнал. А детальна інформація дозволить лише вдосконалити вже існуючий журнал.
Так як же саме прийнято заповнювати журнал?