Каткова Алла Леонідівна
ФГБОУ ВПО "Шадринский державний педагогічний інститут"

Бібліографічна посилання на цю статтю:
Каткова А.Л. Автоматизація кадрового обліку освітніх установ // Сучасна техніка і технології. 2014. № 11 [Електронний ресурс]. URL: http://technology.snauka.ru/2014/11/4945 (дата звернення: 07.02.2019).

Ділова активність будь-якої компанії залежить від грамотного управління та керівництва персоналом. Керуючий повинен володіти своєчасної і повноцінної інформації про штаті співробітників фірми, щоб приймати вірні управлінські рішення.

Актуальним напрямом розвитку сучасного підприємства є використання коштів, способів і прийомів автоматизації роботи з персоналом. Це виявляє проблему, вдалим рішенням якої буде створення загальної централізованої інформаційної системи. Вона стане важливим інструментом збору і аналізу інформації про кадри. Така база даних надасть можливість один раз вводити відомості і після працювати з ними. У централізованої автоматизованої паспортної системи підтримується єдине сховище інформації, що дає можливість формувати зведені звіти і отримувати цікаву для керівника інформацію [1].

Освітні установи, як і будь-які інші компанії, потребують автоматизованих системах обліку кадрового складу. Основною метою розробки будь-якої системи автоматизації є можливість забезпечувати введення, видалення, зберігання та редагування інформації при зручному і зрозумілому інтерфейсі програми, що полегшує роботу користувачів.

Опитування працівників відділу кадрів і аналіз наведених ними рішень дозволив прийти до наступного висновку: особисті дані про педагогічний склад і техперсоналу записуються в ручну і зберігаються в окремій папці, що істотно ускладнює роботу відділу кадрів. Завданнями відділу кадрів є: підбір і розстановка кадрів, створення резерву кадрів для висунення на керівні і матеріально відповідальні посади, організація і проведення всіх видів підготовки та підвищення кваліфікації кадрів, облік кадрів, забезпечення прав, пільг і гарантій працівників.

В даний час існує безліч готових рішень для автоматизації роботи відділу кадрів, наприклад, програма кадрового забезпечення та діловодства «Відділ Кадрів Плюс 2014», інформаційна система обліку кадрів на підприємстві «Правконс: Кадри», засіб для комплексної автоматизації розрахунку заробітної плати і ведення кадрового обліку в державних і муніципальних установах «1С: Зарплата і кадри освітнього закладу 8» і ін.

Незважаючи на те, що в даний час існує безліч готових рішень в області автоматизації обліку кадрів і ведення персоніфікованого обліку, в цих системах також реалізовано низку сторонніх завдань, необхідність в яких присутня далеко не у всіх установ освітньої сфери. Крім того, фінансові можливості муніципальних навчальних закладів часто обмежені і не у всіх є можливість забезпечити працівників кадрової служби ліцензійним програмним забезпеченням, а також оплачувати його підтримку.

В ході розробки програмного продукту були обгрунтовані основні функції, які зобов'язані бути присутніми в програмі:

- реєстрація штатного складу і чисельності працівників організації;

- облік вільних робочих місць;

- організація роботи з особистими справами співробітників;

- облік лікарняних, відпусток і відряджень працівників;

- облік в системі даних про раніше працювали співробітників.

Також в системі повинно бути автоматизовано формування наступних документів:

- накази про прийом на роботу, звільнення, направлення працівника у відрядження і надання працівникові відпустки;

- лікарняні листи;

- договір працевлаштування (контракт з роботодавцем);

- особисті картки співробітників;

- список діючих співробітників і вільних вакансій;

- розрахунок зарплати для кожного працівника.

Крім того, розроблена система повинна мати зручний призначений для користувача інтерфейс, що надає найбільш гнучкий спосіб перегляду, додавання, редагування та видалення даних навіть для малодосвідчених співробітників відділу кадрів. При функціонуванні даної інформаційної системи має здійснюватися контроль вхідний і вихідний інформації, в тому числі даних, що вводяться користувачем і даних, що містяться в таблицях баз даних. У разі помилки введення-виведення повинні видаватися відповідні повідомлення і надаватися можливість виправлення помилок і продовження роботи.

Як сховище була обрана Firebird (FirebirdSQL) - компактна, кроссплатформенная, вільна система управління базами даних, що працює на Linux, Microsoft Windows і різноманітних Unix платформах [2]. Вона є програмним забезпеченням повністю вільним від ліцензійних відрахувань навіть для комерційного використання.

У розробленій програмі були реалізовані всі вищевказані функції, що зажадало створення довідників, де допустимо редагування даних відділів, посад, професій, видів відпустки або констант (рис.1).

Малюнок 1.

У програмі існує можливість підготовки штатного розкладу за допомогою вибору посади, вказівки ставки і її оплати (рис. 2).

Малюнок 2.

На кожного співробітника, який обліковується в системі, формується особова картка, яка включає в себе розділи «Загальні відомості», «Освіта / Професія», «Склад сім'ї / Військовий облік» і дозволяє зберігати повну інформацію по аналогії з особистою справою (рис. 3) .

Малюнок 3.

Даний програмний продукт надає можливість на підставі даних з особистої картки співробітника формувати такі документи: трудовий договір, накази про прийом на роботу, звільнення, відрядження, відпустку (рис. 4).

Малюнок 4.

Відмінною особливістю системи є ведення обліку вільних вакансій для полегшення діяльності кадрової служби освітньої установи і своєчасного відстеження потреб організації в фахівцях. Також в ході роботи над програмою вдалося розробити функцію розрахунку заробітної плати співробітників, що стало додатковою характеристикою системи.

Впровадження розробленої системи показало істотну економію часу працівника кадрового обліку за рахунок автоматизації документообігу, що витрачається на обробку інформації і оформлення кадрових документів.

1. Лашова М. Автоматизація процесів кадрового обліку [Електронний ресурс] / М. Лашова // Фінансова газета Експо, №2, 2007. - Режим доступу:. -Загл. з екрану.
2. Firebird [Електронний ресурс] // Вікіпедія. Вільна енциклопедія. - Режим доступу: . -Загл. з екрану.

Всі статті автора «Алла Каткова»