1. Зі статті ви дізнаєтесь:
2. На яких документах проставляється реквізит «адресат»
3. Як оформляється реквізит «адресат»
4. Вимоги до змісту реквізиту «адресат»
5. Інформація вноситься в такій послідовності:
6. Де розташовується реквізит «адресат»

Реквізит адресат належить до обов'язкових елементів оформлення для деяких видів внутрішніх і зовнішніх документів. Важливо, щоб його зміст і розташування відповідало вимогам встановлених стандартів.

Зі статті ви дізнаєтесь:

На яких документах проставляється реквізит «адресат»

Реквізит «адресат» проставляється на документах , Які направляються до інших структурних підрозділів підприємства і сторонні організації. Реквізити - це елементи оформлення організаційно-розпорядчих документів, що забезпечують не тільки їх інформативність, але і юридичну значимість.

Правильно оформлений реквізит «адресат» може складатися з таких інформаційних блоків, як:

• найменування підприємства, установи та організації в називному відмінку;
• якщо адресат - посадова особа, то найменування його посади в давальному відмінку;
• якщо адресат - фізична особа, то його прізвище і ініціали в давальному відмінку;
• поштову адресу із зазначенням поштового індексу.

Те, які саме інформаційні блоки увійдуть до складу реквізиту адресат, визначається в кожному конкретному випадку. Це залежить від виду документа і того, кому він адресований.

Як оформляється реквізит «адресат»

Оформлення реквізиту «адресат» має відповідати вимогам чинного ГОСТ Р 6.30-2003 «Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів ». Цим регламентом закріплена схема розташування реквізиту адресат і встановлюється його зміст.

З 1 липня 2018 року в дію буде введено новий національний стандарт, яким встановлюються вимоги щодо оформлення документів - ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартів з інформації, бібліотечної та видавничої справи. Організаційно-розпорядча документація. Вимоги до оформлення документів », прийнятий наказом Росстандарта від 8.12.2016 № 2004 ст .

У новому ГОСТі реквізит «адресат» має закріплений порядковий номер 15.

Читайте також:

Вимоги до змісту реквізиту «адресат»

Новим ГОСТ Р 7.0.97-2016 внесені деякі зміни в правила написання цього елемента оформлення. У реквізиті «адресат» ініціали ставлять завжди після прізвища незалежно від того, кому адресовано документ - посадовій або фізичній особі. Юридичній особі ініціали ставлять після зазначення прізвища:

Генеральному директору ТОВ «Альфа»

Львову А.В.

Допускається використовувати скорочення при написанні слів «пан» або «пані»: пан, пані. Якщо документ надсилається по факсу або на адресу електронної пошти, потрібно вказувати тільки номер факсу або адресу електронної пошти.

Зміст реквізиту «адресат» залежить від того, чи є документ внутрішнім або зовнішнім. Якщо він внутрішній, досить вказати найменування посади, прізвище та ініціали працівника, якому він адресований. У найменування посади повинно увійти і найменування структурного підрозділу, наприклад:

Начальнику відділу управління персоналом

Кондратьєву В.Н.

Якщо документ є внутрішньою розсилкою, допускається не перераховувати в реквізиті «адреса» кожного одержувача окремо. Можна вказати «Керівникам структурних підрозділів» і перерахувати відділи-адресати.

Адресат обов'язковий реквізит при оформленні зовнішніх документів . У цьому випадку вказується посада та прізвище особи, яка очолює організацію, в яку направляється документ. Якщо вони невідомі, досить вказати найменування підприємства і його поштову адресу.

Поштова адреса не вказується при оформленні внутрішніх документів. Він може не вказуватися і на зовнішньому відправленні, коли адресатом є:

• група однорідних організацій, як правило, підвідомчих;
• вищестояща організація, органи влади і управління;
• постійний респондент.

Якщо одержувач документа - разовий респондент, поштову адресу в реквізиті «адресат» заповнюється повністю, із зазначенням поштового індексу. Він завжди вказується під найменуванням одержувача документа. Існують вимоги до заповнення відомостей про поштову адресу, встановлені п. 23 Правил надання послуг поштового зв'язку, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 15 квітня 2005 № 221.

Довідка

Інформація вноситься в такій послідовності:

1. назва вулиці, номер будинку, номер будови (при наявності), номер офісу або квартири;
2. назва населеного пункту;
3. назва району;
4. назва регіону - суб'єкта Федерації;
5. назва країни, якщо документ відправляється за кордон;
6. поштовий індекс.

Вірно оформлений реквізит «адресат» передбачає наявність не більше чотирьох адресатів. При цьому слово «копія» перед усіма наступними адресатами писати не потрібно. Якщо одержувачів більше, необхідно скласти перелік розсилки, а поштову адресу вказувати тільки в тому документі, який спрямований конкретному респонденту. Решта одержувачі документа повинні бути перераховані списком без вказівки адреси. Це потрібно для інформування всіх респондентів про те, в які адреси і кому ще був спрямований даний документ.

В багатоадресну листі першим потрібно вказати то посадова особа, від якого залежить вирішення питання. Решта адресати - це ті особи, яким документ направляється для відомості. Якщо вирішення питання залежить від декількох посадових осіб, кожному з них необхідно направити окреме лист.

Реквізит «адресат» приклад заповнення наведено на малюнку нижче.

Якщо документ надсилається на адресу фізичної особи, реквізит «адресат» буде виглядати наступним чином:

Образцову О.П.
вул. Садова, буд. 5, кв. 12,
м Липки, Киреевский р-н,
Тульська обл., 301264

ГОСТом допускається центрування рядків реквізиту «адресат» щодо тієї, що має найбільшу довжину:

Державна установа
Всеросійський науково-дослідний
інститут документознавства та архівної справи
Профспілкова вул., Д. 82, Москва, 117393

Де розташовується реквізит «адресат»

ГОСТом регламентуються розташування основних реквізитів на аркуші і межі їх зон. Це є важливою умовою правильного оформлення і гарантією юридичної значимості документа. Схема розташування реквізитів приведена на малюнку нижче.

За ГОСТом реквізит «адресат» має закріплений порядковий номер 15.

Як бачимо, існують досить суворі вимоги до оформлення реквізиту «адресат». При цьому склад реквізитів залежить від структурного підрозділу і того формуляра, який встановлений для кожного з видів.

Для полегшення роботи виконавців документів є сенс розробити на підприємстві локальний нормативний акт. Наприклад, Інструкцію про діловодство. У цьому документі можна докладно описати правила оформлення кожного з реквізитів і описати випадки, коли їх заповнення є обов'язковим.

Що стосується заповнення відомостей про одержувача, вкажіть:

• на яких документах проставляється реквізит «адресат»;
• випадки, коли в ньому необхідно вказати поштову адресу;
• вимоги щодо його написання.

Такий локальний нормативний акт, складений з урахуванням вимог нового ГОСТ Р 7.0.97-2016 стане основним регламентом, що встановлює чіткі вимоги до оформлення елементів документів. Їм можна буде керуватися при розробці бланків тих видів документів, які часто використовуються в системі діловодства вашого підприємства.

Читайте також: