1. Перелік документів
2. Чи потрібні посвідчення про відрядження в 2019 році
3. Перед від'їздом співробітника оформите наказ
4. Бланк наказу на відрядження
5. Після повернення співробітника отримаєте від нього авансовий звіт з чеками
6. Бланк авансового звіту за відрядженнями

При направленні працівника у відрядження в 2019 році треба замовити квитки, зняти готель, виплатити добові і т. Д. І одними чеками, квитками, квитанціями тут не обійтися. Самої організації потрібно оформити багато внутрішніх документів, до яких, наприклад, відносяться наказ керівника, авансовий звіт. Список документів досить істотний, і важливо нічого не пропустити, щоб без ризиків списати витрати і уникнути претензій з боку контролерів. То який список документів для оформлення відрядження?

Перелік документів

Бланк наказу про направлення у відрядження одного співробітника

Бланк наказу про направлення у відрядження двох і більше співробітників

Бланк посвідчення про відрядження

Зразок заповнення посвідчення про відрядження

Зразок службової записки

Чи потрібні посвідчення про відрядження в 2019 році

У 2019 застосування посвідчення про відрядження не є обов'язковим, законодавці виключили таку вимогу. Разом з тим, якщо у відповідних локальних нормативних актах підприємства описана обов'язок виписувати посвідчення про відрядження, то оформлення цього документа необхідно.

При цьому слід мати на увазі, що підприємство, куди відряджений співробітник, може і відмовити йому в проставленні штампу, керуючись скасуванням такого документа.

В даний момент підставою для нарахування добових, а також підставою для відповідної відмітки в табелі робочого часу, є розпорядження керівника про відрядження співробітника і проїзні документи або службова записка в разі відсутності проїзних документів з якої-небудь причини (як втрату, так і з-за використання особистого транспорту). Детальніше читайте в статті: Хто заповнює посвідчення про відрядження в 2019 році: бланк, зразок, правила

Оформлення відрядження в 2019 році: оформляємо й оплачуємо по кроках:

1. Перед від'їздом співробітника оформите наказ
2. Факт виїзду співробітника зафіксуйте в табелі обліку робочого часу
3. Після повернення співробітника отримаєте від авансовий звіт з чеками
4. Якщо працівник їде на своєму авто, візьміть з нього службову записку

Перед від'їздом співробітника оформите наказ

Особливості направлення працівників у службові відрядження затверджені постановою Уряду РФ від 13.10.2008 № 749. Зверніть увагу, що оформлення посвідчень скасовано. Це випливає з постанови Уряду РФ від 29.12.2014 № 1595. Тепер час перебуваючи можна підтвердити за квитками і чеками з готелю. Крім того, з недавнього часу скасовано обов'язок вести журнал обліку відряджених співробітників (постанова Уряду РФ від 29.07.2015 № 771). Цей журнал тепер можна вести за бажанням.

Раніше документи для направлення працівника у відрядження оформлялися за уніфікованими формами, які затверджені наказом Мінстату України від 05.01.2004 № 1. Сьогодні ця постанова продовжує діяти. Але брати з нього форми вже не обов'язково - «первинку» тепер організації можуть розробляти самостійно або допрацьовувати за допомогою комп'ютера форми Держкомстату з урахуванням своїх потреб.

Далі для зручності ми буде посилатися на затверджені Держкомстатом форми. А ви вже самі вирішуйте, використовувати саме їх або розробити свої.

Отже, вам не потрібно оформляти службове завдання. Така вимога скасовано.

Тому найперший документ, який потрібно оформити для відрядження, - наказ (форма № Т-9а, зразок). У ньому вказується ПІБ і посада працівника, місце призначення і термін відрядження.

Зверніть увагу: форму Т-9а потрібно доопрацювати, виключивши з неї згадка про службовому завданні (другу знизу рядок).

Бланк наказу на відрядження

Факт виїзду співробітника зафіксуйте в табелі обліку робочого часу

Як тільки співробітник поїде у відрядження, цей факт потрібно зафіксувати в спеціальних документах. Адже, наприклад, за дні відрядження виплачується середній заробіток (ст. 167 ТК РФ). І бухгалтерія повинна знати, скільки днів працівник був відсутній на роботі.

Отже, дні відрядження потрібно відзначати в табелі обліку робочого часу (форми № Т-12 і Т-13). Відсутність працівника через відрядження позначається кодом К. При цьому кількість відпрацьованих годин вказувати не потрібно.

Якщо працівник у відрядженні залучався до роботи у вихідний для нього за основним місцем роботи день, то такий день в табелі потрібно показати відразу двома кодами - До і РМ. Це буде означати, що співробітник працював у відрядженні у вихідний день.

Вказувати кількість годин, відпрацьованих в такий день, потрібно, якщо роботодавець давав вказівку про тривалість роботи у вихідний день. Зрозуміло, що платити за роботу в такі дні потрібно за подвійними тарифами (ст. 153 ТК РФ).

Після повернення співробітника отримаєте від нього авансовий звіт з чеками

Після того як працівник повернувся з поїздки, він повинен скласти разом з бухгалтером авансовий звіт про витрачені у відрядженні сумах (форма № АТ-1). У документі вказується, скільки коштів було витрачено на цілі поїздки. Зверніть увагу: авансовий звіт заповнювати обов'язково. Така вимога збережено в порядок направлення працівників у службові відрядження.

До звіту потрібно обов'язково додати підтвердні документи (чеки, договори, квитанції, транспортні документи і ін.). Далі працівник повинен здати в бухгалтерію авансовий звіт. І на підставі цього комплекту документів вироблені витрати на відрядження можна буде відобразити в бухгалтерському та податковому обліку.

Фактичний термін перебування працівника в місці відрядження визначається по проїзним документам, що подаються працівником після повернення зі службового відрядження.

При поїздці за кордон час визначається за відмітками в паспорті (зробіть ксерокс і прикладіть до авансового звіту). При направленні працівника в поїздку на території держав - учасниць Співдружності Незалежних Держав, дата перетину державного кордону Російської Федерації буде визначати по проїзним документам (квитках).

Бланк авансового звіту за відрядженнями

Службова записка на відрядження

У разі проїзду працівника до місця відрядження і (або) назад до місця роботи на особистому транспорті (легковому автомобілі, мотоциклі) фактичний термін перебування в місці відрядження вказується в службовій записці. Службову записку потрібно заповнити в довільній формі і представити після повернення зі службового відрядження роботодавцю одночасно з виправдувальними документами, що підтверджують використання зазначеного транспорту для проїзду до місця відрядження і назад (шляховий лист, рахунки, квитанції, касові чеки тощо.). Тобто службову записку потрібно додати до авансового звіту.

Зразок службової записки на відрядження