1. Зі статті ви дізнаєтесь:
2. Які документи здають в архів при ліквідації підприємства
3. Куди здавати документи при ліквідації організації
4. Документи після ліквідації

Це остання проблема, що виникає на шляху ліквідації юридичної особи - куди подіти всі документи? Як їх підготувати, щоб їх прийняли на зберігання? Питання ці вирішені законодавчо, але вирішувати їх доведеться.

Зі статті ви дізнаєтесь:

Ліквідація підприємства - процес багатогранний і складний, що складається з декількох етапів. Одним з останніх етапів - розпорядження всім обсягом документації, що залишилася після життя організації. Питання «чи потрібно зберігати документи після ліквідації організації» вже мало у кого виникає. Законодавство відповідає на нього досить чітко - безумовно, потрібно. Питання - які. В першу чергу це стосується паперів, що підтверджують наявність стажу і трудові відносини працівників юридичної особи, так звані кадрові документи або їх ще називають «по особовому складу». Наказом Мінкультури Росії від 25.08.2010 № 558 та низкою інших нормативних актів встановлено навіть терміни зберігання різної документації. І вони чималі - постійні, 75 років, 5 років.

Які документи здають в архів при ліквідації підприємства

Здачі в архів підлягають всі документи, за якими встановлені терміни зберігання, і терміни ці не минули. В обов'язковому порядку зберігаються:

• кадрові: з обліку праці, по заробітній платі, за розрахунком з персоналом (їх термін зберігання становить 75 років для документів, створених до 2003 року, і 50 років для документів, створених після 2003 року;
• бухгалтерські (первинні облікові документи, облікова політика, інвентарні картки і т.д .; їх термін зберігання не менше п'яти років);
• установчі.

Як бачимо, документи після ліквідації складають досить об'ємну масу, особливо якщо юридична особа мала великий штат співробітників, здійснювало постійний діяльність та ліквідовано за процедурою, передбаченою законодавством.

порядок здачі документів в архів при ліквідації організації визначається декількома нормативними документами:

Федеральний закон № 125-ФЗ «Про архівну справу в Російській Федерації»;

Федеральний закон від 26.10.2002 № 127-ФЗ «Про неспроможність (банкрутство)»;

Основні Правила роботи архівів організацій (схвалені рішенням Колегії Росархіву від 06.02.2002);

Положення про тимчасову адміністрацію по управлінню кредитною організацією, затверджене Банком Росії 09.11.2005 № 279-П (визначає особливості роботи з документами при ліквідації кредитних організацій).

Даними нормативними актами слід керуватися, відповідаючи на питання (коли завершена вже ліквідація підприємства) які документи підготувати.

Читайте також:

Куди здавати документи при ліквідації організації

Архів документів при ліквідації підприємства, як правило, неможливо зберігати за місцем знаходження ліквідованої організації. Якщо приміщення у неї було орендовано, то з виключенням юридичної особи з реєстру ЮЛ, орендних відносин більше немає, майно самої організації передається або засновникам, або кредиторам в різних порядках, передбачених законом. Таким чином, ліквідаційна комісія або ліквідатор, зітхнувши від виконаної важкої роботи по попередніх етапів, стикаються з проблемою, що тепер робити з усіма паперами і куди передаються документи після ліквідації організації. Адже саме на ліквідаційної комісії або ліквідатора лежить обов'язок довести до кінця всі операції з паперами юридичної особи.

Закон тут говорить наступне: для початку треба визначити, чи є у організації правонаступник. Якщо такий є - документація повинна перейти до нього. Якщо немає, то шукаємо вищестоящу організацію. Якщо і такої немає, то кадрові та архівні документи ще не скінчився термін зберігання передаються ліквідаційною комісією, ліквідатором або конкурсним керуючим в упорядкованому стані на зберігання в державний чи муніципальний архів на підставі договору.

Пункт 9.7 Основних правил роботи архівів організацій дає посилання на спеціалізований архів для паперів з особового складу. Поки такі організації не поширені, створені лише в деяких регіонах і інформації про них мало. Тому якщо такий спеціалізований архів відсутній на території ліквідованої організації, то документація передається в державний архів.

Таким чином, зі справжньої норми закону (ч. 10 ст. 23 ФЗ № 125-ФЗ «Про архівну справу в Російській Федерації») слід, що щоб здати документи в архів при ліквідації підприємства, необхідно зробити ряд дій:

знайти «відповідний» архів;

укласти з ним договір;

привести документи при ліквідації організації в упорядкований стан;

отримати документ від архіву про здачу документації.

Архів слід шукати територіально - найближчий до місця знаходження юридичної особи. Перевіривши, чи немає спеціалізованого фонду щодо зберігання документів з особового складу, звертаємо увагу на муніципальні архіви. Якщо з якихось причин у муніципальний архів здати не виходить, залишається варіант з приватними архівами.

Незалежно від того, в якій архів планується передача документації (приватний, державний, спеціалізований) - необхідно укласти договір. Тут важливо пам'ятати, що паперове спадщина ліквідованої організації не переходить у власність архівів, вони лише надають послуги зі зберігання і, можливо, по формуванню справ і підготовки їх до зберігання. Дані послуги оплатне. Витрати лежать на засновників (учасників) юридичної особи і виробляються за рахунок майна або за рахунок коштів самих учасників (п. 2 ст. 62 ЦК України). Слід пам'ятати, що в прийомі деяких паперів з невеликим терміном зберігання державні архіви можуть і відмовити. В цьому випадку доведеться вирішувати питання про самостійне зберіганні «спадщини» протягом п'яти років мінімум або співпрацювати з приватним архівом.

Після того, як договір укладено, починається етап підготовки документів до зберігання. Документи формуються в справи (папки) окремо за категоріями і по різних папках залежно від термінів зберігання (папери з терміном зберігання в 75 років підшиваються окремо від тих, чий термін зберігання становить п'ять років). Основні правила роботи архівів трохи регламентують процедуру підготовки паперів до зберігання. Вона включає в себе проведення експертизи цінності, підшивка або палітурка, проставлення нумерації аркушів, оформлення різних описів. Робота ця трудомістка і не завжди зрозуміла обивателю, який ніколи не стикався з подібним завданням. І хоча обов'язок з підготовки паперів до архівування лежить на ліквідаційної комісії, закон тут допускає звернення до працівників архівів і спеціалізованим організаціям за допомогою на договірній основі.

Здача документів в архів при ліквідації передбачає складання акта або довідки про прийняття їх архівом.

Документи після ліквідації

Документи в архів при ліквідації передаються, як правило, після отримання довідок з Пенсійного фонду РФ і позабюджетних фондів, що підтверджують зняття юридичної особи з обліку. Перед етапом знищення печаток і штампів відбувається робота з архівом .

Законодавство не відповідає чітко на питання, чи існує обов'язок передавати документацію на зберігання після припинення діяльності ВП. З одного боку, в законі при описі процедури вказується лише на організації, а з іншого боку, IP також зобов'язана зберігати, наприклад, документи з особового складу. Тому, якщо у індивідуального підприємця є ризик незбереження важливих паперів протягом такого тривалого терміну їх обов'язкового зберігання, краще передати їх на зберігання в спеціалізовану організацію.

Остаточний документ ліквідації підприємства - повідомлення про виключення юридичної особи з ЕГРЮЛ. Видається він після того, як вся документація передана на зберігання.

Читайте також: