Шпаргалка делопроизводителя
Опубликовано: 29.08.2018
Акт приема-передачи дел — необходимый документ при назначении, увольнении или переводе как простого сотрудника, так и начальника отдела. Также акт приема-передачи дел следует составить при ликвидации или реорганизации структурного подразделения.
Вещий сон Менделеева: Как шутка затмила собой правду
Единой формы акта, закрепленной в нормативных документах, не существует. В установлена форма акта приема-передачи дел при смене ответственного за архив. Остальные акты составляются в произвольной форме в соответствии с правилами делопроизводства. В дальнейшем форму акта можно закрепить на уровне организации в Инструкции по делопроизводству.
1С 8.3 Видео самоучитель «от Настроек до Баланса» Бухгалтерия предприятия 3.0 Урок 2
Оформить акт приема-передачи дел нужно для того, чтобы понять в каком состоянии остаются дела на момент увольнения сотрудника или изменения структуры отдела. А также для того, чтобы понимать на ком лежит ответственность, в случае возникновения спорной ситуации по ведению документов и дел.
Образец акта о приеме-передаче дел>>
Особенности составления акта приема-передачи дел:
В начале акта указываем основание — документ, который явился причиной составления акта. Например, приказ об увольнении сотрудника или приказ о реорганизации структурного подразделения.
Затем указываем в акте состав комиссии, которая будет его рассматривать, а также проверять правильность оформления и формирования дел, наличие необходимых документов.
Любой акт составляется комиссией, так как акт — это документ, в обязательном порядке составляемый несколькими лицами (не менее 3-х человек). Об этом мы писали в статье об общих принципах составления актов .
Поэтому сначала нужно определить состав комиссии и оформить приказ о назначении комиссии.
Образец приказа о назначении состава экспертной комиссии>>Оформляем состав комиссии в начале акта:
| Председатель | заместитель генерального директора Р. Е. Первушин |
| Члены комиссии: | главный юрист А. В. Позднякова главный бухгалтер А. Ю. Романова начальник канцелярии Е. И. Сицкая |
| Присутствовали: | начальник юридического отдела О. В. Аханов заместитель начальника юридического отдела И. П. Водянов |
В графу «Присутствовали» мы включаем того, кто передает дела и того, кому передают.
Затем оформляем перечень передаваемых документов. Графы можно менять местами, добавлять.
| № | Наименование дела | Период | Количество томов | Примечание |
| 1 | Судебные повестки | 12.01.201318.12.2016 | 6 | |
| 2 | Ходатайства | 18.01.201325.12.2016 | 5 | |
| 3 | Переписка с районным судом по делу № 18-03А/145 с ООО «Гарантия» | 25.03.201412.09.2015 | 2 | |
| 4 | Дело № А-023/45 с ФГУП «Почта России» | 25.07.201518.11.2016 | 4 | |
| … |
В графу «Примечания» включаем документы, которые отсутствуют в деле, но должны там быть. Например:
Отсутствует отзыв от 03.08.2016 № 12–05/45 по делу с ООО «Мир окон»
Скачиваем или копируем Образец акта о приеме-передаче дел>>
С уважением, Инна